ディズニー好きなイクメン税理士

子育てに力を入れているイクメン税理士・ディズニー税理士

誰でもできる!マニュアルを作る3つの手順。簡単に作れます。

calendar

クライアントの大ベテランが退職することになり、大騒ぎに、、、

2015-04-29 10.19.35

 

スポンサーリンク

急に辞めることもある

先日、クライアントを訪問したら一番のベテランが退職するとのこと。

そんな話まったく聞いてなかったのでびっくりしました。
急に決まったらしいです。。。
もともと代表者と仲がいいとはいえなかったのですが、おどろきです。

まさかこの人が! という感じでた。。。

職業柄、いろいろな会社の経営者と話をする機会があります。

毎月どこかの会社で「人が辞めた」という話を聞きます。
辞めることになった、ではなく、「辞めた」と。
なぜか前々から決まっていたのではなく、急に辞めた というケースが多いです。

急に辞める、というのはよくあることです。

 

急に辞められたら困る。。。

冒頭の大ベテランが辞めるということになり大騒ぎです。

大ベテランでその会社のことは何でも知っています。
というか、その人がいないと日常業務が回らないような状態なのです。

どうやらケンカ別れのような感じらしく、今すぐにでも辞めると。。。

急いで後任を探していますが、日常業務がちゃんと回るのか心配です。

 

いなくなっても困らないように

今回のように急に人が辞めたら困ります。
その人しかわからないような業務があるとなおさらです。

この人がいなくなったら困る、というような状況をなくさなくてはいけません。

あの人は辞めることはないから大丈夫、と思っていても
何があるかわかりません。
病気、事故などで急に働けなくなるかもしれません。

 

マニュアルがあれば何とかなる、、、

よく言われるのがマニュアルを作ることです。

初めてやる仕事でもマニュアルがあればなんとかなりますよね。
中小企業は後任が決まらず引継ができないケースもたくさんあります。

何かしらマニュアルがあると助かります。

 

マニュアルはやったことが無い人でもわかるように

マニュアルを作る、といっても大変です。
形だけのマニュアルではあまり効果はありません。

家事で考えるとわかりやすいです。

いつも奥さんがやっている家事を
夫が出来るようにマニュアルを作ろうとすると大変です。

  • 「洗濯」を例にとると、
    ・洗剤は何を使うのか
    ・洗剤はどこに入れるのか
    ・洗剤はどのくらいの量を入れるのか
    ・柔軟剤は入れるのか
    ・全部まとめて洗っていいのか
    ・洗濯ネットに入れるものはないのか
    ・すすぎは1回か2回か
    ・洗濯機のどこのボタンを押せばいいのか
    ・干すときはどこに干すのか
    ・干す順番は
    ・取り込んでたたむのはどうするのか
    ・たたんだらどこにしまうのか

などなど。

「洗濯機で洗濯する」 という作業一つだけでもこれだけの工程があります。
まったくやったことのない夫や子どもでもできるようにマニュアルを作るとなると大変です。

これがミスが許されない仕事だと、、、かなり大変です。

 

マニュアルを作る3つの手順

具体的にマニュアルを作成する手順は次の3つです。

  1. 項目を書き出す
  2. 書き出した項目を並べる
  3. 抜けているものを付け足す

これだけです。

1.項目を書き出す

これはそのままの意味です。
マニュアルを作成しようとしている作業の流れをイメージしながら
一つずつ書き出していくのです。

上記の洗濯の例を考えていただければわかりやすいでしょう。

2.書き出した項目を並べる

1.で書き出した項目を作業の順番に並べていきます。

3.抜けているものを付け足す

並べていくうちに抜けているものがでてきます。
抜けているものだけでなく、失敗したことや注意していることも付け足します。
これだけです。

洗濯の例だと、子供服が著しく汚れていたらどうするのか。
漂白剤を使うのか? など。

この3つをやるだけでそれなりのマニュアルが作成できます。

 

新人でも理解できるように

引き継ぎ用のマニュアルは
やったことのない、初めてやる人でもわかるように作らなければいけません。

徹底的に具体的にする必要があります。

例えば、
毎月月初にやる → 毎月5日までに
午前中に → 12時までに
机をきれいに → 書類はどこに置くか、文房具の整理方法をきめる
商品をきれいに並べる → どの商品をどこにいくつ置くかまで決める

月初、午前中というのは人によって考え方が違います。
人によっては月初は10日までという人もいれば5日くらいと思う人もいるでしょう。

「きれいに」というのも人によって感じ方が違います。

基準をしっかりと示すことが必要ですね。

マニュアルは箇条書きがいい

作るのであれば箇条書きがいいです。

冒頭の写真は会計ソフトのマニュアルですが、
もの凄く厚いです。
仕事なので仕方なく使っていますが、嫌になります。。。

箇条書きが簡単でわかりやすいですよね。

自分マニュアルも作る

仕事の引き継ぎ書はしっかり作る必要がありますが、
自分用のマニュアルはメモ程度でも十分ですよね。

自分用のマニュアルなんて作るの? と思われるかもしれませんが、
作っておいた方が良いです。

繰り返しやるようなものは簡単なメモ程度でもいいので作っておいた方が良いでしょう。

次やるときに「あれ、どうやるんだっけ?」 となって時間がもったいないですから。

 

まとめ

中小企業は人が辞めたら新しく採用するのは大変です。
なかなかいい人材はきません。

いい人材、即戦力の人材を採用するのは難しいです。

誰でもわかるようなマニュアルを作って、
育てる方が現実的でしょう。

チェックリストについて

【編集後記】
昨日から体がだるいです。。。
風邪ですね。

【イクメン日記】
おさるのジョージが大好きでよく見ています。
ディズニーチャンネルでやっていたものを録画して何回も見ています。

 

 

 

 

お知らせ
■税務調査に関する記事をまとめてkindle本にしました。 kindleの読み放題unlimitedを利用している方は無料で読めます。 → 税務調査は基本を知っていれば怖くない!
       

こちらの記事もオススメです